Vertrouwenspersoon protocol

Bij klachten m.b.t. grensoverschrijdend gedrag.

Inleiding

De rugby vereniging “De Wrotters”te Gorredijk wenst een veilige plek te zijn voor alle leden. Toch kunnen zich in de dagelijkse praktijk situaties voordoen die haaks staan op dit uitgangspunt. Er is dan sprake van “grensoverschrijdend gedrag”. Hiermee wordt in ieder geval bedoeld: seksueel misbruik, seksuele intimidatie, fysiek geweld, psychisch geweld (waaronder pesten), discriminatie of radicalisering. De leden kunnen zowel dader als slachtoffer zijn. Op het moment dat zich grensoverschrijdend gedrag voordoet, wordt van het bestuur van de vereniging zorgvuldig handelen gevraagd.

De vertrouwenspersoon is er voor alle leden. In dit document zijn de rol, de taken en het te volgen protocol van de vertrouwenspersoon beschreven en betreft daarmee enkel klachten m.b.t. grensoverschrijdend gedrag. De contactgegevens van de vertrouwenspersoon worden weergegeven in het clubblad van de vereniging.

De vertrouwenspersoon vervult binnen de vereniging de rol van laagdrempelig aanspreekpunt en eerste opvang van signalen van grensoverschrijdend gedrag. Hij hoort aan en verwijst door, maar is niet verantwoordelijk voor de oplossing of opvolging van een situatie of een signaal.

Begripsbepalingen

  • Grensoverschrijdend gedrag: Seksueel misbruik, seksuele intimidatie, fysiek geweld, psychisch geweld (waaronder pesten), discriminatie of radicalisering.
  • Seksuele intimidatie: Ongewenst gedrag van seksuele aard, dat tot uiting komt in verbaal, fysiek en non-verbaal gedrag, dat zowel opzettelijk als onopzettelijk kan zijn, in omstandigheden waarin redelijkerwijs kan worden verwacht dat een persoon zich daardoor beledigd, vernederd of geïntimideerd voelt (een redelijk persoon zou, alle omstandigheden in aanmerking genomen, hebben verwacht dat de geïntimideerde zich daardoor beledigd, vernederd of geïntimideerd zou voelen).
  • Directe discriminatie: Doet zich voor wanneer iemand ongunstig wordt behandeld op grond van een persoonlijk kenmerk.
  • Indirecte discriminatie: Hiervan is sprake wanneer een regel neutraal lijkt, maar een discriminerend effect heeft op bepaalde personen.
  • Pesten: Gedrag dat gericht is tegen een persoon, of een groep personen, dat een risico vormt voor de gezondheid en de veiligheid, bijv. fysiek en/of verbaal geweld, uitsluiting en/of isolatie van personen.
  • Vertrouwenspersoon: De door het bevoegd gezag benoemde persoon die als aanspreekpunt geldt voor de melder/aangeklaagde. De Vertrouwenspersoon verkeert in een onafhankelijke positie en heeft geen arbeidsovereenkomst met het bevoegd gezag.
  • Bevoegd gezag: Bestuur van de vereniging.
  • Melder: Een ieder die deel uitmaakt van de vereniging, waaronder een (ex-) lid, een medewerker, een ander die werkzaamheden verricht voor de vereniging, die meent te zijn geconfronteerd met grensoverschrijdend gedrag en een melding hierover heeft gemaakt bij de vertrouwenspersoon, het bevoegd gezag.
  • Melding: een mondeling of schriftelijk bij de vertrouwenspersoon ingediende, gemotiveerde melding/klacht m.b.t. seksuele intimidatie en/of ander grensoverschrijdend gedrag.
  • Aangeklaagde: De persoon over wie een melding met betrekking seksuele intimidatie en ander grensoverschrijdend gedrag is gemaakt.

Rol en taken van vertrouwenspersoon

  1. Aanstelling vertrouwenspersoon
    • De vereniging heeft één externe vertrouwenspersoon.
    • Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat de vertrouwenspersoon van zijn taak.
    • De aanstelling geschiedt voor zolang het bestuur als de vertrouwenspersoon het beiden willen.
    • De vertrouwenspersoon maakt geen deel uit van de vereniging en heeft een onafhankelijke positie.
  2. Taken vertrouwenspersoon
    • De vertrouwenspersoon is onafhankelijk en heeft geheimhoudingsplicht.
    • De vertrouwenspersoon functioneert als aanspreekpunt bij vermoedens van, of meldingen met betrekking tot seksuele intimidatie en ander grensoverschrijdend gedrag. Deze meldingen kunnen bij de vertrouwenspersoon rechtstreeks worden ingediend. Melder kan ook melding laten maken van een klacht door een ander.
    • De vertrouwenspersoon loopt met de melder de mogelijk te nemen stappen door, zodat de melder weloverwogen kan besluiten of door bemiddeling een oplossing kan worden bereikt of dat de gebeurtenis aanleiding geeft tot het indienen van een klacht.
    • De vertrouwenspersoon wijst de melder indien van toepassing op de mogelijkheid van het doen van aangifte bij politie of justitie.
    • De vertrouwenspersoon verwijst de melder, indien en voor zover noodzakelijk of wenselijk, naar andere instanties gespecialiseerd in opvang en nazorg.
    • Indien de vertrouwenspersoon slechts aanwijzingen, maar geen concrete klachten bereiken, kan hij deze ter kennis brengen van het bevoegd gezag.
    • De vertrouwenspersoon geeft gevraagd of ongevraagd advies aan het bevoegd gezag.
    • De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd.
    • De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks, aan het eind van ieder kalenderjaar, aan het bevoegd gezag schriftelijk verslag uit van de werkzaamheden, waarbij de geheimhouding zoals hierboven beschreven onverminderd van kracht blijft.

Protocol vertrouwenspersoon

  1. Indien een melder contact opneemt met de vertrouwenspersoon, wordt deze door de vertrouwenspersoon gehoord uiterlijk binnen 14 dagen nadat er contact is opgenomen. In het gesprek wordt in ieder geval het volgende besproken:
    • Wat is zo concreet en feitelijk mogelijk de situatie geweest waar de melding of klacht over gaat?
    • Betreft het een beschuldiging, of een verzoek te kijken naar het beweerde ongewenst gedrag?
    • Waarom betreft het een zaak die voor melder belangrijk is?
    • Wat wil melder met zijn gevoelens van onvrede of klacht?
  2. Van de gesprekken kan door de vertrouwenspersoon in overleg met melder een verslag worden opgesteld. Dit verslag is vertrouwelijk en mag niet ter inzage gegeven worden aan aangeklaagde of het bevoegd gezag, tenzij melder hiervoor schriftelijk toestemming geeft.
  3. De vertrouwenspersoon stelt het bevoegd gezag niet op de hoogte van een klacht of melding, tenzij de melder dit expliciet wenst. Als de melder daartoe expliciet toestemming geeft, dan mag de vertrouwenspersoon het bevoegd gezag informeren.
  4. Indien het een klacht of melding betreft waarin een bestuurslid wordt beschuldigd, kan er in overleg met het bevoegd gezag een gesprek plaatsvinden met het beschuldigde bestuurslid. De vertrouwenspersoon neemt in beginsel niet deel aan dit gesprek. Het bevoegd gezag gaat daarna over tot inhoudelijke behandeling van de klacht/melding.
  5. De vertrouwenspersoon gaat bij melder na of door bemiddeling een oplossing kan worden bereikt. De vertrouwenspersoon doet zelf niet aan bemiddeling, omdat dit zich niet verhoudt.
  6. De vertrouwenspersoon gaat met de melder na of de gebeurtenis aanleiding geeft tot het indienen van een klacht bij de een andere bevoegde instantie/ politie.
  7. Aan zowel melder als aangeklaagde wordt aangegeven dat ze zich kunnen laten bijstaan of laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. De vertrouwenspersoon verwijst de melder, indien en voor zover noodzakelijk of wenselijk, naar andere instanties gespecialiseerd in opvang en nazorg.
  8. De vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat er in het jaarlijkse verslag melding van gemaakt wordt als er een contact is geweest. Daarbij wordt vermeld of er een verslag is gemaakt en of het contact geleid heeft tot een klacht bij externe instanties, een aangifte of een verwijzing naar opvang of nazorg. T.a.v. personen en de inhoud van de klacht geldt geheimhouding.